PRESUPUESTOS: COMO BENEFICIAN A LA ORGANIZACIÓN

Podemos decir que un presupuesto es una forma de plan de negocios condensado para el año entrante. Dentro de la empresa, los administradores necesitan presupuestos para guiarlos en la asignación de recursos, mantener el control y permitirles medir y recompensar el progreso.

El presupuesto a lo largo del tiempo

La planeación de un presupuesto puede variar desde un día hasta varios años, dependiendo de los objetivos del presupuesto y de la incertidumbre implicada. El presupuesto más directo es el plan estratégico, que establece las metas y objetivos globales de la organización.

La planeación a largo plazo produce estados financieros proyectados para períodos de 5 a 10 años. Las decisiones tomadas durante ésta incluyen la adición o suspensión de líneas de productos, el diseño y la ubicación de plantas nuevas, la adquisición de edificios y equipo y otros compromisos a largo plazo. Los planes a largo plazo se coordinan con los presupuestos de capital, que detallan los egresos que se tienen planeados para inversiones a largo plazo.

Un presupuesto maestro es un análisis más extenso del primer año de un plan a largo plazo. Éste resume las actividades planeadas de todas las subunidades de una organización: ventas, producción, distribución y finanzas. El presupuesto maestro es un plan de negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de programas de operación y estados financieros detallados. Este incluye proyecciones de ventas, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales.

La administración puede preparar presupuestos mensuales para el año, o presupuestos mensuales para el primer trimestre, y presupuestos trimestrales para los tres restantes. El presupuesto maestro es el más detallado que se coordina a lo largo de toda la organización, pero los administradores individuales también pueden preparar presupuestos diarios o semanales detallando las labores para ayudarse a realizar sus funciones particulares y cumplir con las metas financieras y de la operación.

Los presupuestos continuos o presupuestos rodantes son una forma muy común del presupuesto maestro en donde se agrega un mes en el futuro cuando el mes que acaba de terminar se elimina. Estos obligan a los administradores a mantener un horizonte de planeación estable. Los administradores también pueden actualizar los 11 meses restantes. Así, pueden comparar los resultados mensuales reales con el plan original y con el plan revisado más reciente.